【業務カイゼンの事例】事務職の業務カイゼン事例5選!具体例と効果を図で解説

業務カイゼン

少子高齢化や働き方改革が求められる昨今、業務効率化はどの業種にも求められる課題となっています。

どの業種にも人が関わる以上、労務人事や契約等の事務仕事が発生します。

そのため、事務職は他の企業が行っている業務カイゼンを参考にすることで取り入れやすい分野でもあります。

事務職の業務カイゼンを行うにあたり、何から着手すればいいのか分からないという方は

まずは、他の企業が行っている業務カイゼンの事例を参考にすることで、自分の仕事での業務カイゼンイメージを持ちやすくなります。

この記事はこんな人におすすめ

・事務職の業務カイゼンについて事例を知りたい方

・業務カイゼンに併せてDX推進を図りたいと考えている方

業務カイゼンの進め方について知りたい方は「トヨタ式カイゼン」についてブログで紹介していますのであわせてご覧ください。



事務職の業務カイゼン事例5選!

事務職に活用することで業務カイゼンできるおすすめのデジタル技術5選について、活用アイディア、カイゼン効果、活用方法を解説していきます。

1.AI活用による議事録自動化【AI GIJIROKU】

2.チームのタスク管理ツール「backlog」

3.迅速なコミュニケーションができるビジネスチャット「typetalk」

4.人に代わって業務を行う「ドローン技術」

5.パソコンで行っている作業を自動化できる「RPA」

1.AI活用による議事録自動化【AI GIJIROKU】

どの会社でも会議は行われていると思います。

会議をすると必ずと言っていいほど発生する業務が「議事録」です。

私の嫌いな仕事の一つです。特に後で見ない議事録ほど意味のないものはありません。

議事録は本来、方針決定のエビデンスとして記録します。

しかし、情報共有のみの会議でも「とりあえず議事録よろしく!」と言われた経験のある方も多いのではないでしょうか?

そんなムダの多い議事録作成ですが、AIの活用による業務カイゼンを提案します。

活用アイディア

今までの議事録作成は⇩の流れで行います。

【カイゼン前】

①会議でメモを取る

②会議終了後、メモを元に議事録を作成

③会議参加者に共有

そのため、会議時間+議事録作成時間が必要であり、これで残業している方も多いのではないでしょうか。

業務カイゼン提案としては、会議でのメモをAI活用するものです。

【カイゼン後】

①会議でAIを活用し、リアルタイムで文字起こしを行う

②会議終了後、手直しして参加者に共有

最近のAIは技術進歩しています。

高精度で音声認識可能となっており、文字変換ミスを修正すると学習しより精度が上がる様になっています。

使えば使うほど賢くなるので、専門用語が多くても方言を使っていても対応可能です。

カイゼン効果

AI議事録を活用することにより以下のカイゼン効果が期待できます。

業務効率化+議事録精度向上を図ることができます!

・議事録作成時間を80%以上削減可能

・AIが自動で議事録を作成するため、記録漏れがない

・議事録作成者も集中して会議に参加可能

会議を行う会社であれば、AI議事録を活用すればほぼ確実に業務効率化を図ることができます。

活用方法

AI議事録のおすすめツールは【AI GIJIROKU】です。

昨今は働き方改革に併せてコロナ禍の影響によりリモートワークが主流となりました。

オンライン会議が当たり前の働き方にも「AIGIZIROKU」は対応しており、AI議事録ツールのうち唯一ZOOMに対応した商品です。

もちろん、Skype、Teams、Hangouts、Webexにも対応しています。

また、音声認識精度99.8%リアルタイム翻訳30か国語対応と機能も十分となっています。

利用料金も低価格(1500円~)となっているのもポイントです。

無料お試しができますので、まずは無料でAIGIZIROKUの実力とカイゼン効果を実感してください。



⇩紹介動画もあわせてご覧ください。



2.チームのタスク管理ツール「backlog」

みなさんはチーム内のタスクをどのように共有・管理していますか?

会議やメールなどでの共有しているところもあると思います。

タスクを管理する場合、初めに全体のスケジュールを設定し、都度担当者に進捗を確認する必要があります。

会議やメールで進捗確認をしてないでしょうか?

「確認」行為には生産性はありません。ムダ(付加価値なし)な行為です。

スケジュールやタスクが一元管理され、共有されていれば「確認」行為は発生しません。

しかし、組織やプロジェクトが大きくなるとより共有は難しくなります。

みなさんの中にも、「あのプロジェクトは今どうなってるんだっけ?」「今なに待ちなんだっけ?」と思い、状況確認のためにメールや会議をした経験がある方も多いと思います。

共有ツールがあれば、メールも会議も不要な業務です。

そんなムダを解消するのに、チームのタスク管理ツールの活用による業務カイゼンを提案します。

活用アイディア

以下の様なアナログ的手段によるタスク共有にはムダ(付加価値なし)があります。

タスクの管理は必要ですが、確認するだけの業務には付加価値がありません。

【カイゼン前】

・会議、電話、メール等によるタスク共有・管理のため確認に時間が掛かる

・都度確認する必要があり、確認不足によるタスク忘れリスクあり

・タスクの進捗確認後、実績や変更を反映する必要あり

タスク管理ツールを使うことで、タスクを都度確認する必要がなくなります。

【カイゼン後】

・メンバーは自分のタスク・実績をタスク管理ツールに入力

・管理者はタスク管理ツールでメンバーの進捗状況を確認

また、全員のタスクがリアルタイムで共有されるので、メンバー間の進捗も確認することができます。

カイゼン効果

タスク管理ツールを活用することにより以下のカイゼン効果が期待できます。

業務効率化+タスク管理精度向上を図ることができます!

・予定共有時間を60%以上削減可能

・目標設定や変更なども容易に行うことができるため、変更忘れ防止にも繋がる

アラーム機能を使えば、タスク忘れ防止になる

活用方法

タスク管理ツールのおすすめは「backlog」です。

新たなツールを導入する上で問題となるのが使いやすさです。

特に共有ツールの場合は、使う人全員が操作できないと共有の意味がありません。

backlogはツール経験者80%以上が最も使いやすいと答えたタスク管理ツールとなっています。

直感的に分かるデザインと機能となっているため、ツール導入後すぐに使うことができます。

利用者の感想としても「操作が簡単」「管理が楽」「シンプルで分かりやすい」といった意見が多いです。

無料でbacklogを試すことができますので、まずは使いやすさを体験してみてください。

無料でbacklogを試す方はこちら

⇩紹介動画もあわせてご覧ください。



3.迅速なコミュニケーションができるビジネスチャット「typetalk」

仕事での連絡手段としては主にメール会議があると思います。

メールを送る祭、毎回宛先設定や定型文(挨拶等)を記載したり、めんどくさいと思ったことはないでしょうか?

会議をする際、参加者が空いている日を日程調整したり議事録を作成したり、めんどくさいと思ったことはないでしょうか?

本来の目的は情報を共有したり、仕事を依頼したりするための行動であり、挨拶や日程調整には付加価値がないムダな作業です。

そんなムダを解消するツールとしてビジネスチャットの活用による業務カイゼンを提案します。

活用アイディア

必要事項を共有するためにメールでのあいさつ文や会議の日程調整を行うことはムダ(付加価値なし)な作業です。

【カイゼン前】

・メールでの情報共有はタイムリーな連絡ができないため、待ち時間のムダがある

・メールを送る際、あいさつ文を記載するムダがある

・会議を行うには日程調整をするムダがある

・会議の場合、参加者全員の時間が拘束されるムダがある

ビジネスチャットを活用することで必要事項のみをタイムリーに共有することができます。

【カイゼン後】

必要事項のみ必要な人のみに共有できる

タイムリーな連絡ができる

任意のタイミングで確認できる

カイゼン効果

ビジネスチャットを活用することにより以下のカイゼン効果が期待できます。

業務効率化+情報共有向上を図ることができます!

・情報共有時間を70%以上削減可能

・業務の進捗状況の可視化ができる

ファイル共有が容易

検索性に優れている

活用方法

ビジネスチャットのおすすめツールは「typetalk」です。

Typetalkはチームメンバーの会話を見える化します。

アイデアや仕事の経過など、プロジェクト内で起きているあらゆるイベントをチームに共有することで、より良いチームワークを実現しましょう。

過去の発言をさかのぼれる検索機能や、情報を伝えたい相手に必ず連絡できる通知機能など、コミュニケーションを円滑にする機能を備えています。

プロジェクトの成果をより良いものにするために、Typetalkでアイデアに関するディスカッションを増やしましょう。

いつでも、どこからでもチームメンバーとコラボレーションできるのもTypetalkの魅力です。

「typetalk」のフリープランは無料で利用することができます。

まずは試して効果を実感してみてください。

⇩無料トライアルはこちら!

⇩typetalkの紹介動画も併せてご覧ください。



4.人に代わって業務を行う「ドローン技術」

近年ドローンはあらゆる産業において注目され、活用されています。

今まで人が行っていたパトロール在庫管理などもドローンにて行える技術が開発されています。

事務職においても、在庫管理を行ったり事務所や設備のパトロールを行う業務があると思います。

もちろん、使用環境により向き不向きはありますが、活用すれば大幅な業務効率化に繋げられます。

活用アイディア

今までのパトロールや在庫管理は人が行っているためムダが発生しています。

【カイゼン前】

・パトロールや在庫管理を行うために点検場所までの移動が必要

・人が直接目視にて点検する必要がある

・目視点検の結果を報告書にする必要がある

ドローン技術AI画像診断技術を活用することで、大幅な業務効率化を図ることができます。

【カイゼン後】

・点検場所にはドローン飛行にて移動できるため、人の移動するムダがない

・飛行ルートを設定することで、ドローン自動飛行が可能となる

・点検箇所はドローンにて撮影し、AI画像診断にて異常検知が可能

・AI画像診断にて結果が分かるため報告書は不要

カイゼン効果

パトロールや在庫管理をドローンにて自動化し、かつ採取した画像をAIの画像診断技術を活用することで、今までアナログだった業務がデジタル化されるだけでなく、得られたデータが分析に活用できるようになりDX推進へ繋がります。

・パトロール業務を70%以上削減可能

・点検場所に人が行かなくていいので安全性向上(特に高所等危険個所)

・災害や事故時などで活用することにより、迅速な状況把握が可能

・業務がデジタル化されるため、データ分析による新たな価値創造が可能

活用方法

ドローンパイロット商用資格取得

ドローンを業務に活用する場合は安全面や力量管理面から、ドローン操縦士の資格取得が必要となります。

資格はドローンに関する法律や操縦技術を取得できるものになります。余程、機械が苦手でなければ難しくありません

ドローン操縦技術としては商用資格を取得することで就職や業務としての活用に生かすことができます。

商用パイロット資格取得には「デイトラ」「ドローンコース」がおすすめです。

完全オンラインで資格取得が可能で価格も業界最安値級となっています。

無料レッスン講座を体験できますので、まずは気軽に体験してみてください。

⇩無料レッスン講座体験はこちら

「デイトラ」「ドローンコース」の紹介動画もあわせてご覧ください。

ドローン購入

ドローン購入を検討している方は世界最大ドローンメーカーDJI社がおすすめです。

現在DJI社は世界の民生用ドローン市場で推定シェア7割のドローンメーカー大手で、「ドローンといえばDJI」と言われるほどドローン業界では知られた企業です。

業務として活用するのであれば技術も実績も有しているDJI社のドローンが適しています。

DJI社のドローンも様々ありますので、用途により適切なドローンを選択しましょう。

⇩DJI社のドローン商品はこちらをチェック



5.パソコンで行っている作業を自動化できる「RPA」

RPAとは「Robotic Process Automation」の略語で、パソコンで行っている事務作業を自動化できるソフトウェアロボット技術のことです。

今の時代、ほとんどの産業でパソコンが使用されています。

パソコンで行う業務には、ルーティーン的な決まった業務が多くあります。

RPAを活用すればそんな業務はやらなくてよくなり、クリエイティブな仕事に集中することができます。

エクセルのVBA(マクロ)やGoogle App Script でも自動化できますが、それらは対象のシステムがエクセルなどに限定されます。

RPAはパソコン上で行う作業であれば、ほとんどのシステムやアプリケーションを自動化することができるので人間と同じ成果を生むことができます。

活用アイディア

仕事は増えるし、品質向上は求められその上、働き方改革という名のもと残業するなと言われる。

そんな経験をしている方は多いのではないでしょうか?

今まではパソコンの業務は全て人間が行っていました。

【カイゼン前】

・業務実績や記録のデータ収集の実施(人間)

 ⇒例:売上記録の収集、労務実績の収集、業務実績の収集、不具合実績の収集

・収集したデータの集計、分析の実施(人間)

 ⇒例:大量データの集計、データの比較、データの転記、データを任意フォーマットに加工

・集計、分析したデータの検証(人間)

 ⇒例:集計結果の確認、比較表の確認、分析結果の確認

RPAはパソコン上で人が日常的に行っているマウス操作やキーボード入力などの操作手順を記録し、それを高速で正確に実行することができます。

【カイゼン後】

・データ収集、集計、分析の実施(RPA)

・集計、分析したデータの検証(人間)

RPAの特徴は以下の通りです。

RPAは特徴をよく理解すれば効果的に業務カイゼンを行うことのできるツールです。

【メリット】

・作業スピードが人間より早い

・作業ミス(ヒューマンエラー等)がない

・24時間作業可能(休憩不要)

・多くのシステム、アプリケーションの作業が可能

【デメリット】

・パソコン上の業務しかできない(紙ベースの作業は不可)

・決められた作業しかできない(ルールが決まっているもの)

・トラブル時、想定外事象に対して対応できない(ルール外のもの)

・クリエイティブな作業は出来ない

操作手順の記録は比較的容易に可能で、プログラミング言語を知らない初心者でも少し練習すると使えるようになります。

業務カイゼンにおいて最も導入しやすいデジタル技術といっていいかと思います。

カイゼン効果

今まで人間が行っていた作業のほとんどをRPAにて実施でき、人間は最後の確認のみ実施すればいいので大幅な業務カイゼンをすることができます。

・パソコン業務を90%以上削減可能

・クリエイティブな仕事に集中でき、企業価値向上に繋がる

活用方法

RPAの活用については⇩にて詳しく比較紹介していますのでご覧ください。

【2022年】RPAツール比較16選!おすすめサービスの価格や機能の比較表も | BOXIL Magazine
ボクシルおすすめのRPAツールを特徴や価格で比較!比較ポイントごとにまとめた比較表も用意しました。おすすめの選び方をふまえて自社に適切なRPAツールを選定しましょう。

⇩RPAの紹介動画もあわせてご覧ください。



まとめ

業務カイゼンを行うことは、業務効率化だけでなく品質・安全・生産性向上に繋がります。

品質や安全性が低下するものはカイゼンではありません。

ただ無くせばいい、ただ減らせばいいというものではなく、本質を理解しあるべき姿に近づけることが重要です。

カイゼンは「品質」「安全性」「生産性」三方よしが原則です。

カイゼンをする前には全て向上しているか振り返ることを心掛けましょう。

業務カイゼンを行うことでDX推進もムダなく効果的に進めることができます。

今までの考えに囚われることなく、「まずは試してみる!」という精神で新しいものを取り入れていきましょう。



DX推進方法業務カイゼン方法について紹介していますのであわせてご覧ください。

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