みなさんはチーム内のタスクをどのように共有・管理していますか？
会議や電話などでの共有しているところもあると思います。
タスクを管理する場合、初めに全体のスケジュールを設定し、都度担当者に進捗を確認する必要があります。
アナログな手段を利用していると、都度確認するというムダ（付加価値なし）が発生します。
この記事は以下のような人におすすめ！
・タスク管理を効率化したい方
・メンバーとの情報共有が上手くいかず悩んでいる方
・ムダを無くし、業務カイゼンしたい方
・DXを推進したい方
組織やプロジェクトが大きくなるとより共有は難しくなります。
みなさんの中にも、「あのプロジェクトは今どうなってるんだっけ？」「今なに待ちなんだっけ？」と思い、状況確認のためにメールや会議をした経験がある方も多いと思います。
共有ツールがあれば、メールも会議も不要な業務です。
そんなムダを解消するのに、チームのタスク管理ツール「backlog」
の活用による業務カイゼンを提案します。
チームのタスク管理ツール「backlog」
以下の様なアナログ的手段によるタスク共有にはムダ（付加価値なし）があります。
タスクの管理は必要ですが、確認するだけの業務には付加価値がありません。
【カイゼン前】
・会議、電話、メール等によるタスク共有・管理のため確認に時間が掛かる
・都度確認する必要があり、確認不足によるタスク忘れリスクあり
・タスクの進捗確認後、実績や変更を反映する必要あり
タスク管理ツールを使うことで、タスクを都度確認する必要がなくなります。
【カイゼン後】
・メンバーは自分のタスク・実績をタスク管理ツールに入力
・管理者はタスク管理ツールでメンバーの進捗状況を確認
また、全員のタスクがリアルタイムで共有されるので、メンバー間の進捗も確認することができます。
カイゼン効果
タスク管理ツールを活用することにより以下のカイゼン効果が期待できます。
業務効率化+タスク管理精度向上を図ることができます！
・予定共有時間を60％以上削減可能
・目標設定や変更なども容易に行うことができるため、変更忘れ防止にも繋がる
・アラーム機能を使えば、タスク忘れ防止になる
活用方法
タスク管理ツールのおすすめは「backlog」です。
新たなツールを導入する上で問題となるのが使いやすさです。
特に共有ツールの場合は、使う人全員が操作できないと共有の意味がありません。
backlogはツール経験者80%以上が最も使いやすいと答えたタスク管理ツールとなっています。
直感的に分かるデザインと機能となっているため、ツール導入後すぐに使うことができます。
利用者の感想としても「操作が簡単」「管理が楽」「シンプルで分かりやすい」といった意見が多いです。
無料でbacklogを試すことができますので、まずは使いやすさを体験してみてください。
⇩無料でbacklogを試す方はこちら
⇩紹介動画もあわせてご覧ください。
まとめ
タスク管理ツール活用により、進捗を都度確認するというムダを無くすことができるため、業務カイゼンに繋がります。
それだけではなく、アナログからデジタルに変わることで業務の見える化を行うことができます。
「どのタスクに時間が掛かっているのか」「ムダな待ち時間が発生していないか」「似たような業務をやっていないか」などデータ化することで定量的に業務量や時間を見ることができます。
また、メンバーの業務時間や他タスクとの比較を行うことで、新たなムダを見つけ出すことも可能です。
業務をデータ化し、データを活用して業務改革を行うことはDXになります。
DX推進が求められる今、柔軟に業務効率化しない企業は今後の競争で不利になります。
今までの考えに囚われることなく、「まずは試してみる！」という精神で新しいものを取り入れていきましょう。
⇩DX推進方法と業務カイゼン方法について紹介していますのであわせてご覧ください。
コメント