ビジネスチャットの導入メリットと業務カイゼン効果を紹介|連携可能ツールも紹介

業務カイゼン

みなさんは仕事でメンバーと連絡する際にどのような手段を使っていますか?

仕事での連絡手段としては主にメール会議があると思います。

メールを送る祭、毎回宛先設定や定型文(挨拶等)を記載したり、めんどくさいと思ったことはないでしょうか?

会議をする際、参加者が空いている日を日程調整したり議事録を作成したり、めんどくさいと思ったことはないでしょうか?

ふくしま復興し太郎
ふくしま復興し太郎

この記事は以下のような人におすすめ!

・タスク管理を効率化したい方

・メンバーとの情報共有が上手くいかず悩んでいる方

・ムダを無くし、業務カイゼンしたい方

・DXを推進したい方

本来の目的は情報を共有したり、仕事を依頼したりするための行動であり、挨拶や日程調整には付加価値がないムダな作業です。

そんなムダを解消するツールとしてビジネスチャットの活用による業務カイゼンを提案します。



活用アイディア

必要事項を共有するためにメールでのあいさつ文や会議の日程調整を行うことはムダ(付加価値なし)な作業です。

【カイゼン前】

・メールでの情報共有はタイムリーな連絡ができないため、待ち時間のムダがある

・メールを送る際、あいさつ文を記載するムダがある

・会議を行うには日程調整をするムダがある

・会議の場合、参加者全員の時間が拘束されるムダがある

ビジネスチャットを活用することで必要事項のみをタイムリーに共有することができます。

【カイゼン後】

必要事項のみ必要な人のみに共有できる

タイムリーな連絡ができる

任意のタイミングで確認できる

カイゼン効果

ビジネスチャットを活用することにより以下のカイゼン効果が期待できます。

業務効率化+情報共有向上を図ることができます!

・情報共有時間を70%以上削減可能

・業務の進捗状況の可視化ができる

ファイル共有が容易

検索性に優れている



ビジネスチャットツール「typetalk」

ビジネスチャットのおすすめツールは「typetalk」です。

Typetalkはチームメンバーの会話を見える化します。

アイデアや仕事の経過など、プロジェクト内で起きているあらゆるイベントをチームに共有することで、より良いチームワークを実現しましょう。

過去の発言をさかのぼれる検索機能や、情報を伝えたい相手に必ず連絡できる通知機能など、コミュニケーションを円滑にする機能を備えています。

Typetalkは「backlog」連携することができるため、さらなる業務効率化を図ることができます。

タスク管理もコミュニケーションもデジタル技術を活用し業務効率化しましょう。

「backlog」の活用についてはこちら

「typetalk」フリープラン無料で利用することができます。

まずは試して効果を実感してみてください。

無料トライアルはこちら!

⇩紹介動画もあわせてご覧ください。

まとめ

ビジネスチャットツールを活用することで、スムーズなコミュニケーションが可能となり業務効率化に繋がります。

また、業務の進捗状況が可視化されることで全体の業務量を定量的に把握することができます。

業務量を正しく把握することはムダを見つけるために必要なステップです。

ビジネスチャットで情報共有を効率化するだけでなく、新たなムダを見つけさらなる業務カイゼンに繋げることもできます。

今までの考えに囚われることなく、「まずは試してみる!」という精神で新しいものを取り入れていきましょう。



⇩DX推進方法と業務カイゼン方法について紹介していますのであわせてご覧ください。

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