仕事ができる人の効率化テクニック7選|仕事ができる人とできない人の特徴とは?

業務カイゼン

毎日必死に頑張って、残業もしているのになぜか仕事が減らない

それどころか、次から次へと新しい仕事をお願いされてより忙しくなる。

その一方で仕事ができる人は、自分と同じような仕事をしているのに毎日定時退社している。

それどころか、頼まれた仕事以外にも別の仕事をして成果を出している。

何がそんなに違うのか・・・

この記事はこんな人におすすめ

仕事ができる人特徴について知りたい

・仕事の効率が悪くて悩んでいる

・仕事を効率化するテクニックを知りたい

この記事では仕事ができる人とできない人の特徴と仕事ができる人がしている効率化テクニックを紹介します。

すぐに始められるテクニックなので、明日から取り入れて仕事を効率化しましょう。

併せて活用するとより効果的なツールも紹介していますので最後までご覧ください。



仕事ができる人とできない人の特徴とは?

仕事ができる人とできない人にはどんな特徴があるのでしょうか。

それぞれの項目では⇩の様な違いがあると言えます。

こだわりすぎない

仕事ができない人の特徴として、「こだわりすぎている」という点があります。

一つ一つの仕事に対して「完璧」を求める人です。

もちろん、仕事の内容によっては完璧であることが必須という場合もあります。

しかし、効率よく仕事を進めていくためには、全てに完璧を求めてはいつまでたっても終わりません

仕事が終わらなければ、期日を守れずに「仕事が遅い」と評価されてしまいます。

仕事ができる人は完璧を求めずに7~8割の完成度を目指します。

もちろん、その仕事における重要なポイントは抑えつつ、直接関係しないところでは手を抜くことが必要です。

まずは、やろうとしている仕事が何を目的としてするのか何が重要なのかを理解することが大切です。

そうすると、直接関係のない部分が見えてくるようになり、手の抜き方が分かるようになります。

仕事の全体を見ている

仕事ができる人は、仕事の全体を見ているので優先順位をつけるのが上手で、計画的に仕事を進めることができます。

段取りの優先順位を上手くつけられることで、仕事が効率よく行えるようになります。

それに対して、仕事ができない人は仕事の順位が付けれないため、計画性がなくその時その時に気が向いた仕事を進めてしまいます。

結果として、重要な仕事が後回しになってしまったり、仕事の期日を超えて余計な残業をすることになったりします。

段取りの悪さは集中力を切らしてしまう原因にもなり、さらに効率が悪くなることにも繋がります。

仕事の全体を見るためにも、まずは今自分がどんな仕事を抱えているのかを書き出してみることが必要です。

仕事の目的とゴールを明確にしている

仕事ができる人は、自分がやっている仕事に対して

「仕事の目的はなにか」「なぜ必要なのか」「いつまでに必要なのか」

というように、仕事に対しての目的・必要性・スケジュールを明確に設定しています。

仕事ができない人は、今している仕事を

「言われたからやっている」「目の前にあるからやっている」「とりあえずやっている」

ということが多く、ダラダラと時間を使ってしまいます。

目的・必要性・スケジュールを設定することはモチベーションを維持するためにも必要で、

そのモチベーションこそが効率を上げようとする気持ちにも繋がっていきます。

仕事ができる人の効率化テクニック7選

仕事ができる人の効率化テクニックを紹介します。

これを取り入れるだけで、今までより効率的に仕事をすることが出来るようになります。

ただ、いきなり出来るようになるものではなく、初めは意識的に行う必要があります。

無意識で出来るようになるころには、今より格段に効率化されているはずです!

①目標を設定する

仕事を効率よく進めるためには目標設定が大切です。

自分で取り組もうとしている仕事に対して、明確な目標設定をします。

明確な目標がある仕事にはやる気を出すことができ、継続して効率的に仕事を行うことができます。

「この仕事を午前中に終わらせる」「この仕事で○○という知識を身に付ける」「○○%コストダウンをする」

といった目標を設定することで、仕事をより自分事として捉えることができ、やる気に繋がります。

②優先順位を決める

仕事を計画的に進めるためには、どんな仕事を抱えているのかを整理する必要があります。

まずは、自分が抱えている仕事を全て書き出して、それぞれ期日にむけてどのように仕事を進めていくか、

段階的に「いつまでに○○をする」といったタスクをリストにして、スケジュールにします。

タスクリストを作ると、抱えている仕事が可視化されるので、自己管理しやすくなります。

仕事の優先順位をなかなか決められない場合は、「時間管理のマトリックス」を活用しましょう。

タテとヨコ軸を重要度緊急度で分けて4つの領域を作り、そこに作業を当てはめていきます。

まず片づけるべきは第1領域のタスクですが、緊急度に振り回されて第3領域のタスクに着手してしまいがちです。

その分おろそかになりがちな第2領域のタスクにもしっかり目を向けて、作業スケジュールを組みましょう。

(出典)スティーブン・R・コヴィー氏の著書「7つの習慣-成功には原則があった!」

③仕事の計画を考える

毎日行う作業は時間を決めて行うことで、集中して取り組むことができます。

例えば、朝礼は9:00~9:15までや、メールチェックは9時、13時、15時の3回といった様に

時間を決めることでそれ以外の時間は他の仕事に集中することができ、効率的に時間を使うことができます。

仕事を始める前に、その日にする仕事を整理し、何時に何をどこまで行うのか計画を立ててから仕事を開始しましょう。

④整理整頓をする

デスク周りが整理されていないと、どこに何を置いたのか分からずに、「探す」というムダな時間を使ってしまいます。

「探す」行為は一見仕事をしたように感じますが、何も成果を生んでいません。

常に整理整頓することで、仕事の効率は格段に向上します。

【デスクの整理整頓ポイント】

・書類を優先順位重要度に応じて置く場所を決めて整理

・よく使う手順書やマニュアルはファイルにインデックス付で保管し、すぐに見れるようにす

・デスク上には今使う書類のみを置くようにする

・仕事が終わる前にデスクの書類を整理し、何も置かない状態にする

【パソコン内の整理整頓ポイント】

・パソコン内のディスクトップには必要最小限のファイルやフォルダのみにする

よく使うフォルダやファイルのショートカットは、「よく使うショートカット」等のファイルを作成し、一か所にまとめる

・ショートカットは定期的に見直しし、使っていなければ削除する

⑤分からないことはすぐに聞く

仕事ができる人ほど、分からないことや不明確なことはその場ですぐ聞くようにしています。

仕事の依頼を受けたら、「仕事の目的はなにか」「なぜ必要なのか」「いつまでに必要なのか」といったことはその場で解決するようにしましょう。

後回しにすると、質問するために初めから説明したり、メールしたりとムダな作業が発生します。

⑥マネをする

手っ取り早く仕事が出来るようになりたいのであれば、仕事ができる人のマネをするのが効果的です。

特に同じような仕事をしている同僚や上司の仕事の仕方をマネするのがおすすめです。

ビジネス書やインターネットでの情報収集で知った効率化の手法を取り入れてみるのもいいですが、

同じような仕事で効率的に作業している人がいるのであれば、その人の仕事をマネするのが最もその仕事に適しいると言えます。

スケジュール管理の方法やパソコンのショートカットキー書類の整理方法、仕事をする上でのマイルールなど

その人が仕事の経験から得たノウハウを教えてもらい、積極的にマネをしましょう。

もちろん、向き不向きがあるので徐々に自分なりの方法にアレンジしましょう。

テンプレート・マニュアル化

同じ作業を繰り返し行なう場合、テンプレートマニュアルを作っておくと作業効率が上がります。

特に普段から行なっている作業は、手順を明確にしたマニュアルを作成しておくとよいでしょう。

マニュアルがあれば、自分自身で作業を思い出せることはもちろん、誰かにその作業を引き継ぐことになったときもスムーズに手順を教えることができるからです。

定期的に作成するメールの文面やプレゼン資料がある場合は、テンプレートを作成しておくのがおすすめです。

タイトルや日付のような毎回、変更する必要がある部分以外はテンプレートを利用することで、イチから作成するよりも大幅に時間を節約することができます。



仕事を効率化するおすすめツール

パソコン操作_ショートカット活用

仕事において、パソコン作業をメインとしている方には、パソコンのショートカットを活用するのがおすすめです。

パソコンでの代表的なショートカットには、以下のものがあります。

  • Ctrl + A:すべて選択
  • Ctrl + C:コピー
  • Ctrl + V:ペースト
  • Ctrl + X:切り取り
  • Ctrl + F:ページ内検索
  • Ctrl + P:印刷

慣れないうちは、むしろショートカットを使用することに対して、面倒さを感じてしまうかもしれません。

しかし、ショートカットの使用に慣れると、入力作業や事務処理のスピードが劇的にアップします。

また、繰り返し使う言葉は、パソコンに辞書登録しておくと便利です。

時候の挨拶など定型化している文章を辞書登録することで、簡単に入力作業が済ませられます。

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タスク管理ツール

仕事を依頼された場合、タスクや進捗を管理するために何を使用していますか?

手帳や付箋、メールなどで管理していると、全体のスケジュールが分からなかったり

タスクを忘れたりしてしまいます。

最近は便利なタスク管理ツールが多くあり、無料で利用できるものもあります。

タスク管理ツールで一元管理することで、全体スケジュールの見える化が出来たり、

アラーム機能による忘れ防止を図ることが出来たりします。

タスク管理の手間が削減できるため、仕事を効率的に進めることができます。

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オンライン会議ツール

コロナ禍で在宅勤務が増えたことで、注目されるようになったウェブ会議システム

わざわざ出社して会議室に集まらなくても、ツールを起動できる端末さえあれば国内外どこからでも会議に参加することができます。

中でも「Zoom(ズーム)」は、会社の規模に合わせて利用プランを選ぶことができ、プランによっては最大1,000人の参加、最大49人分の映像を同時に画面に表示できます。

すべての会議が暗号化されるしくみによってセキュリティ面でも安心できます。

オンライン・ミーティング中は、以下のような機能を利用でき、臨場感ある会議を実行できます。

まとめ

仕事ができる人とできない人の特徴や効率化テクニック7選について紹介しました。

仕事を効率化したいのに大切なこと

「ラクしたい」「早く帰りたい」「めんどくさい」

感じて変えようとする気持ちだと思います。

決して「さぼりたい」や「手を抜く」という意味ではなく、

どうすれば最小限の手間と時間で最大限のパフォーマンスができるかを考えるということです。

自分のために効率化することが、結果して会社の利益になり、自身の評価にも繋がります。

仕事のやり方や手法を変えるという一時の手間を惜しまなければ

結果として多くのムダを省くことに繋がります。

まずは、仕事ができる人のマネをすることから始めることをおすすめします。



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