業務効率化の手法とは！？トヨタ式カイゼンから学ぶ４ステップと１３の手法を解説！

少子高齢化や働き方改革が求められる昨今、業務効率化はどの業種にも求められる課題となっています。

工事現場では業務効率化と安全最優先を両方求められます。

皆さんの中にも、「安全を優先するのか、効率化するのかどっちなんだ！」「両方なんて無理に決まっている！」なんて思った方もいるのではないでしょうか？

また、上司からは生産性向上や時間外削減が求められるけども、具体的な進め方についての指示がなく悩んでないでしょうか？

私の職場ではトヨタ式カイゼンを取り入れ、全ての業務についてカイゼンを行っています。

私も初めは「安全最優先≠業務効率向上」だと考えていました。

実際にトヨタ式カイゼンを取り入れると、考えが「安全最優先＝業務効率向上」であると理解できました。

この記事では私が習得した業務効率化の進め方や手法を図を使って分かりやすく説明します。

併せて、業務カイゼンで役立つおすすめスキルも紹介しますので、是非最後までご覧ください。

業務効率化とは？

業務効率化とは様々な業務プロセスに隠れた「ムダ」を無くしプロセスをカイゼンすることで、生産性向上を図ることができます。

ムダを無くしプロセスを効率化することで、同じ従業員数でも労働時間数を減らしたり、同じ労働時間でも質の高い成果を上げることが可能です。

少子高齢化による労働人口減少に伴う対策や、働き方改革が求められる今、業務効率化の必要性が高まっています。

カイゼンとは？

「カイゼン」とは「改善」と同じ意味ですが、主に製造業の生産現場で行われる改善としてカタカナ表記で「カイゼン」と表します。

意味としては、改善と同じく悪いものを改めて良くしていくということです。

しかし、カタカナ表記になると、主に製造業や生産現場で行われている作業の見直しの意味を指します。

さらに、「カイゼン」は、ボトムアップで問題解決を計っていくという意味合いも含まれているのが特徴的です。

経営陣に指示されて動くのではなく、現場の作業者が皆で知恵を出し合い、作業効率の向上や、安全性の確保など状況の改善を見直してゆくのです。

海外でも「kaizen」と言う名前で広く普及されています。

最も有名なのが、トヨタ自動車の「トヨタ式カイゼン」で、「トヨタ生産方式」の主要な考え方のひとつとして挙げられます。

トヨタ式カイゼンとは？

「カイゼン」という言葉が海外でもよく知られているのは、トヨタがきっかけだといわれています。

日本を代表する自動車メーカーであるトヨタは、カイゼンの考え方や哲学をいち早く取り入れて成功させた先駆者といえる存在です。

トヨタ自動車が掲げる「トヨタ生産方式」は、自動車を組み立てる時、必要な部品を、必要な時に必要なだけ到着させ、在庫を限りなくゼロにする無駄を徹底的に省く考え方が根本にあります。

全員参加で全ての人が当事者意識を持ち無駄を見つけ、それを解消していくのです。

そうした考え方の中にトヨタ式カイゼンもあり、ひとつのサイクルとして機能します。

トヨタ式カイゼンから学ぶ４ステップと１３の手法

トヨタ式カイゼンは自動車製造において活用された手法ですが、ムダを見つけてカイゼンをするということ自体は製造業に関係なくどの産業にも当てはまります。

今行っている業務を整理し、あるべき姿とのギャップを見つけてカイゼンすることは産業や事務に関係なく適用できますので参考にしてください。

カイゼンサイクル図

カイゼンは「表準」⇒「問題点・ムダの顕在化」⇒「カイゼン策検討」⇒「標準」のサイクルで行います。

「表準」と「あるべき姿」にギャップがある場合はカイゼンの余地があるということです。

ムダを見つけ出し、カイゼンをしましょう。

ステップ①＿表準（おもてひょうじゅん）

手法①＿業務量マップ

業務カイゼンを行う準備として、業務の見える化を行います。

業務を新しい進め方で実施・定着させ、その成果を埋もれさせない。そのために、成果をしっかりと業務量マップに反映させることが大切です。

手法②＿表準作成

整理した業務について、ありのままの状態を表に見えるようにします。

「時間は動作の影」であり、時間測定を行うことでどの部分に時間が掛かっているのかを定量的に把握することが重要です。

表準の作成には時間と手間がかかります。

「正直めんどくさい」「そんなことしている暇はない」と思う人もいると思います。

現状の業務はムダが見えずに、見つけられない状態です。

慣れるまでは余計時間が掛かりますが、まずはムダを見つけられる状況を作らなければ何もできません。

カイゼンを進めれば時間が生まれます。まずはやってみましょう。

ステップ②＿問題点・ムダの顕在化

手法③＿あるべき姿を考える

業務カイゼンを行う前に、その業務の「あるべき姿」を整理しましょう。

「あるべき姿」を整理することで効果的なカイゼンができます。

在庫管理業務を例にすると、本来は工場やお客様に商品を届けるのが目的であり、在庫管理が目的ではありません。

もし直接商品を届けられれば、倉庫も在庫管理も不要になります。

ではなぜ在庫管理が必要なのか、在庫を確保しなければいけない理由はなにか、倉庫を保有してまで大量の在庫を管理する理由はなにかという風にあるべき姿と現状のギャップを意識して考えてみましょう。

手法④＿行動の付加価値を意識

業務で行う行動に対して付加価値があるのか意識して考えましょう。

付加価値のない「動き」をなくし、付加価値を生む「働き」を行う。

手法⑤＿7つのムダ

業務が忙しいふりをして、仕事した気になっていませんか？

いくら忙しくても、ムダなことをしていては仕事をしていないのと一緒です。

7つのムダに該当する行動を行っていないか考えてみましょう。

手法⑥＿ムダの見つけ方

3つの「みる」でムダを見つけましょう。

よく「みる」ことで、根本的な問題点が発見でき、効果的なカイゼンに繋がります。

ステップ③＿カイゼン策検討

手法⑦＿なぜなぜ真因追究

なぜ、そのムダ・不良が発生したのかを考えましょう。

なぜなぜを5回繰り返し、真の原因を追究しましょう。

ムダは、全て人間がやっていること。

だから、ムダを無くすことは簡単。

いかに早くムダに気づくかがカイゼンのカギ。

手法⑧＿NHKの視点

その業務や行動が本当に必要かを考え、NHK（なくす、へらす、かえる）の視点からカイゼン案を検討しましょう。

手法⑨＿一人作業

業務は基本的に一人で行うことを前提として考えましょう。

「みんなで確認しながらの方がいいから」とか「チームだから」というなんとなく複数人で業務をしていませんか？

複数人での業務にはムダが多くあります。まずは一人で出来るようにルールや手順の見直しを行いましょう。

手法⑩＿平準化

業務量が月や週でバラツキがあると、そこにはムダがあります。

業務量を一定のボリュームに調整することで、ムダに人手を確保しておく必要がなくなります。

平準化は一定ペースで業務を行えるので、残業削減にも効果的です。

手法⑪＿タクトタイム

タクトタイムは1件の業務をどれだけの時間で実施するべきなのかという時間です。

過剰な業務はその後の待ち時間などのムダを生みます。

必要なものを、必要なスピードで、必要なだけ行うことがムダを無くすことになります。

運搬作業を例にすると、一日に必要な荷物運搬は40個の場合、タクトタイムは12分/個になります。

現状より短い時間の場合、運搬方法や業務の必要性についてカイゼンする必要があります。

現状より長い時間の場合、過剰に運搬していることになり、ムダに倉庫を使ったり、運搬業務に待ち時間が発生したりします。

タクトタイムより多くても少なくてもムダが発生します。

ジャストタイムで業務を行うことがムダ削減に繋がります。

手法⑫＿自工程完結

自工程完結は、自分の工程での仕事は自分で品質を保証するという考え方です。

各工程で制作し、組み合わせ後に品質検査を行う流れの場合、不良が発生すると全ての工程がやり直しとなります。

また、どの工程が不良になったのかを調べるムダが発生します。

それぞれの工程で制作したものはそれぞれ品質検査を行うことで、不良が直ぐにわかりムダな出戻りが発生しません。

各プロセスで品質保証が出来れば、完成品を検査する必要がなくなります。

品質が検査ではなくプロセスで成立する仕組みを作りましょう。

ステップ④＿標準

手法⑬＿標準化・教育

ステップ①～③で行ったカイゼンは標準化しましょう。

いくら業務カイゼンを実施しても、標準化と教育ができないとその場限りになってしまい、本来のカイゼン効果が発揮されません。

新しい進め方を定着させ、次のカイゼンに進める仕組みづくりを行いましょう。

カイゼンに終わりはありません。

標準化したものは、次の表準になります。あるべき姿とのギャップを埋めるために次のムダを見つけてカイゼンを行いましょう。

ムダの排除・付加価値の無い作業を減らし、業務の比率を高め続けましょう。

まとめ

業務カイゼンを行うことは、業務効率化だけでなく品質・安全・生産性向上に繋がります。

品質や安全性が低下するものはカイゼンではありません。

ただ無くせばいい、ただ減らせばいいというものではなく、本質を理解しあるべき姿に近づけることが重要です。

カイゼンは「品質」「安全性」「生産性」の三方よしが原則です。

カイゼンをする前には全て向上しているか振り返ることを心掛けましょう。

事務職の業務カイゼン事例について⇩こちらの記事で紹介していますのであわせてご覧ください。