議事録はAIで自動作成する時代!?デジタル技術活用による業務カイゼン提案

業務カイゼン

みなさんこんにちは。ふくしま復興し太郎です。

突然ですが、仕事の中で会議はどれくらいの頻度で実施していますか?

会社の方針や重要な議題を決めたり、情報共有したりと毎日だれかしらは会議をしていると思います。

会議をした際に必ずと言っていいほど発生する業務が「議事録」です。

会議の成果を記録として残すために議事録は必要ですが、手間と時間が掛かります。

ふくしま復興し太郎
ふくしま復興し太郎

この記事は以下のような人におすすめ!

・議事録作成がめんどくさいと感じている方

・議事録作成のために時間外をしている方

・もっと業務を効率化したい方

・AIの活用を考えている方

議事録作成は私の嫌いな仕事の一つです。

特に後で見ない議事録ほど意味のないものはありません。

議事録は本来、方針決定のエビデンスとして記録します。しかし、情報共有のみの会議でも「とりあえず議事録よろしく!」と言われた経験のある方も多いのではないでしょうか?

そんなムダの多い議事録作成ですが、AIの活用による業務カイゼンを提案します。



AI活用による議事録自動化【AI GIJIROKU】

今までの議事録作成は⇩の流れで行います。

【カイゼン前】

①会議でメモを取る

②会議終了後、メモを元に議事録を作成

③会議参加者に共有

そのため、会議時間+議事録作成時間が必要であり、これで残業している方も多いのではないでしょうか。

業務カイゼン提案としては、会議でのメモをAI活用するものです。

【カイゼン後】

①会議でAIを活用し、リアルタイムで文字起こしを行う

②会議終了後、手直しして参加者に共有

最近のAIは技術進歩しており、高精度で音声認識可能となっており、文字変換ミスを修正すると学習しより精度が上がる様になっています。

使えば使うほど賢くなるので、専門用語が多くても、方言を使っていても対応可能です。

カイゼン効果

AI議事録を活用することにより以下のカイゼン効果が期待できます。

業務効率化+議事録精度向上を図ることができます!

・議事録作成時間を80%以上削減可能

・AIが自動で議事録を作成するため、記録漏れがない

・議事録作成者も集中して会議に参加可能

会議を行う会社であれば、AI議事録を活用すればほぼ確実に業務効率化を図ることができます。



活用方法

AI議事録のおすすめツールは【AI GIJIROKU】です。

昨今は働き方改革に併せてコロナ禍の影響によりリモートワークが主流となりました。

オンライン会議が当たり前の働き方にも「AIGIZIROKU」は対応しており、AI議事録ツールのうち唯一ZOOMに対応した商品です。もちろん、Skype、Teams、Hangouts、Webexにも対応しています。

また、音声認識精度99.8%リアルタイム翻訳30か国語対応と機能も十分となっています。

利用料金も低価格(1500円~)となっているのもポイントです。

無料お試しができますので、まずは無料でAIGIZIROKUの実力とカイゼン効果を実感してください。



⇩紹介動画もあわせてご覧ください。

まとめ

議事録自動化により、議事録作成の時間は大幅に削減できます!

ですが、それだけではありません。

今までは、人が文字データを入力していましたが、自動化することにより会議での発言に関するログが残るようになります。

誰が、いつ、何をしゃべったのか。どれくらいの会議時間だったのか。

参加者と発言者の割合はどれくらいだったのか。

全てデータになります。

このデータを分析することで、会議の頻度や内容が成果にコミットしているのかを知ることができます。

問題を見つけることができれば、あとはカイゼンするだけです!

これはまさにDXです。デジタル技術を活用しトランスフォーメーションを行いましょう!



⇩DX推進方法と業務カイゼン方法について紹介していますのであわせてご覧ください。

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