DX推進の前にするべき業務カイゼン！トヨタ式カイゼン4つのステップと13の手法

訪問ありがとうございます。ふくしま復興し太郎です。

昨今、働き方改革やDX推進が求められていますが、急に言われてもまず何から始めればいいのか悩んでしまうものだと思います。

特にDX推進については、単にデジタル技術を使えばいいというものではありません。

事業体系が変革できる体制にないと、いくらデジタル技術を使ってもそれはIT化ではありDXになりません。

効果的にDX推進を行うためにも、まずは業務カイゼンを行う必要があります。

私の職場ではトヨタ式カイゼンを取り入れ、全ての業務についてカイゼンを行っています。

そこで習得した業務カイゼンの進め方や手法を図を使って分かりやすく説明します。

併せて、業務カイゼンで役立つおすすめスキルも紹介しますので、是非最後までご覧ください。

カイゼンサイクル図

カイゼンは「表準」⇒「問題点・ムダの顕在化」⇒「カイゼン策検討」⇒「標準」のサイクルで行います。

「表準」と「あるべき姿」にギャップがある場合はカイゼンの余地があるということです。

ムダを見つけ出し、カイゼンをしましょう。

ステップ①＿表準（おもてひょうじゅん）

手法①＿業務量マップ

業務カイゼンを行う準備として、業務の見える化を行います。

業務を新しい進め方で実施・定着させ、その成果を埋もれさせない。そのために、成果をしっかりと業務量マップに反映させることが大切です。

手法②＿表準作成

整理した業務について、ありのままの状態を表に見えるようにします。

「時間は動作の影」であり、時間測定を行うことでどの部分に時間が掛かっているのかを定量的に把握することが重要です。

表準の作成には時間と手間がかかります。

「正直めんどくさい」「そんなことしている暇はない」と思う人もいると思います。

現状の業務はムダが見えずに、見つけられない状態です。

慣れるまでは余計時間が掛かりますが、まずはムダを見つけられる状況を作らなければ何もできません。

カイゼンを進めれば時間が生まれます。まずはやってみましょう。

ステップ②＿問題点・ムダの顕在化

手法③＿あるべき姿を考える

業務カイゼンを行う前に、その業務の「あるべき姿」を整理しましょう。

「あるべき姿」を整理することで効果的なカイゼンができます。

在庫管理業務を例にすると、本来は工場やお客様に商品を届けるのが目的であり、在庫管理が目的ではありません。

もし直接商品を届けられれば、倉庫も在庫管理も不要になります。

ではなぜ在庫管理が必要なのか、在庫を確保しなければいけない理由はなにか、倉庫を保有してまで大量の在庫を管理する理由はなにかという風にあるべき姿と現状のギャップを意識して考えてみましょう。

手法④＿行動の付加価値を意識

業務で行う行動に対して付加価値があるのか意識して考えましょう。

付加価値のない「動き」をなくし、付加価値を生む「働き」を行う。

手法⑤＿7つのムダ

業務が忙しいふりをして、仕事した気になっていませんか？

いくら忙しくても、ムダなことをしていては仕事をしていないのと一緒です。

7つのムダに該当する行動を行っていないか考えてみましょう。

手法⑥＿ムダの見つけ方

3つの「みる」でムダを見つけましょう。

よく「みる」ことで、根本的な問題点が発見でき、効果的なカイゼンに繋がります。

ステップ③＿カイゼン策検討

手法⑦＿なぜなぜ真因追究

なぜ、そのムダ・不良が発生したのかを考えましょう。

なぜなぜを5回繰り返し、真の原因を追究しましょう。

ムダは、全て人間がやっていること。

だから、ムダを無くすことは簡単。

いかに早くムダに気づくかがカイゼンのカギ。

手法⑧＿NHKの視点

その業務や行動が本当に必要かを考え、NHK（なくす、へらす、かえる）の視点からカイゼン案を検討しましょう。

手法⑨＿一人作業

業務は基本的に一人で行うことを前提として考えましょう。

「みんなで確認しながらの方がいいから」とか「チームだから」というなんとなく複数人で業務をしていませんか？

複数人での業務にはムダが多くあります。まずは一人で出来るようにルールや手順の見直しを行いましょう。

手法⑩＿平準化

業務量が月や週でバラツキがあると、そこにはムダがあります。

業務量を一定のボリュームに調整することで、ムダに人手を確保しておく必要がなくなります。

平準化は一定ペースで業務を行えるので、残業削減にも効果的です。

手法⑪＿タクトタイム

タクトタイムは1件の業務をどれだけの時間で実施するべきなのかという時間です。

過剰な業務はその後の待ち時間などのムダを生みます。

必要なものを、必要なスピードで、必要なだけ行うことがムダを無くすことになります。

運搬作業を例にすると、一日に必要な荷物運搬は40個の場合、タクトタイムは12分/個になります。

現状より短い時間の場合、運搬方法や業務の必要性についてカイゼンする必要があります。

現状より長い時間の場合、過剰に運搬していることになり、ムダに倉庫を使ったり、運搬業務に待ち時間が発生したりします。

タクトタイムより多くても少なくてもムダが発生します。

ジャストタイムで業務を行うことがムダ削減に繋がります。

手法⑫＿自工程完結

自工程完結は、自分の工程での仕事は自分で品質を保証するという考え方です。

各工程で制作し、組み合わせ後に品質検査を行う流れの場合、不良が発生すると全ての工程がやり直しとなります。

また、どの工程が不良になったのかを調べるムダが発生します。

それぞれの工程で制作したものはそれぞれ品質検査を行うことで、不良が直ぐにわかりムダな出戻りが発生しません。

各プロセスで品質保証が出来れば、完成品を検査する必要がなくなります。

品質が検査ではなくプロセスで成立する仕組みを作りましょう。

ステップ④＿標準

手法⑬＿標準化・教育

ステップ①～③で行ったカイゼンは標準化しましょう。

いくら業務カイゼンを実施しても、標準化と教育ができないとその場限りになってしまい、本来のカイゼン効果が発揮されません。

新しい進め方を定着させ、次のカイゼンに進める仕組みづくりを行いましょう。

カイゼンに終わりはありません。

標準化したものは、次の表準になります。あるべき姿とのギャップを埋めるために次のムダを見つけてカイゼンを行いましょう。

ムダの排除・付加価値の無い作業を減らし、業務の比率を高め続けましょう。

業務カイゼンに役立つスキル5選

業務カイゼンを行う上で、表準の作成や業務量の整理といったデータを整理する必要があります。

また、業務の規模が大きければ大きいほど、整理するデータ数も膨大なものになります。

業務カイゼンを効率的に進めるためにも、デジタル技術を活用したスキル習得をおすすめします。

エクセル活用スキル

使える方も多いと思いますが、表準の作成やデータ整理には必ず必要となるスキルです。

基本的にはデータ整理、表作成、簡単な関数が使えればカイゼンを進めることができます。

マクロを活用できるスキルを持っていると、より効率的、柔軟にカイゼンを進めることができます。

エクセル初心者の方も、ある程度使える方も、今より少しスキルアップすることで活用範囲は大きく広がります。

手軽にスキルアップするためにおすすめなのがパソコンスクール「PCHack」です。

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データサイエンス活用スキル

ムダの見つけ方として、大量のデータ（業務や人の動きなど）を活用することで、適格かつ定量的にムダを見つけることができます。

データサイエンススキルを習得していると、統計学やプログラミングといった専門的な知識を活用してデータ分析を行うことができます。

業務カイゼンにも活用できますが、データサイエンスを活用し業務に展開すること自体がDXになるので、まさに今必要なスキルと言っていいでしょう。

おすすめはデータサイエンスが学べる日本屈指のビジネススクール「datamix」です。

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AI（人工知能）活用スキル

AIはデータに基づき、自律的に判断することができるため以下の様な業務に活用することができます。

AIプログラミングにはPythonといったプログラミング言語を活用しますが、初心者が自力で習得するには難しい分野だと思います。

ただ、スキル習得により大量データの分析が自動で行えるようになり、今まで見えなかったムダを見つけることが出来るようになります。

また、AIを活用し業務に展開すること自体がDXになるので、まさに今必要なスキルと言っていいでしょう。

おすすめはAI特化型プログラミングスクール「AIジョブカレ」です。

AIジョブカレでは初心者向けの基礎知識はもちろん、実務で使えるスキルを身に付けられます。

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RPA（ロボティック　プロセス　オートメーション）活用スキル

RPAとは「Robotic Process Automation」の略語で、パソコンで行っている事務作業を自動化できるソフトウェアロボット技術のことです。

RPAは指示された作業を正確に行うことができるため以下の様な業務に活用することができます。

RPAはパソコン上で人が日常的に行っているマウス操作やキーボード入力などの操作手順を記録し、それを高速で正確に実行することができます。

操作手順の記録は比較的容易に可能で、プログラミング言語を知らない初心者でも少し練習すると使えるようになります。

業務カイゼンにおいて最も導入しやすいデジタル技術といっていいかと思います。

⇩RPAについて詳しくはこちらをご覧ください。

RPAとは？（ロボティック プロセス オートメーション）導入事例も解説！｜RPA業務自動化ソリューション｜日立ソリューションズ

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ドローン技術活用スキル

ドローン技術の活用は多くの産業が注目しており、人に代わって業務を行うことが期待されています。

ドローンは以下のような業務に活用することができます。

自動飛行や連帯飛行技術も開発されており、アイディア次第で多くの分野に活用可能です。

また、IA技術と組み合わせると自動で現場の写真を撮影し、画像診断により異常を検知するといったことも可能になります。

ただ、ドローンを業務に活用する場合は安全面や力量管理面から、ドローン操縦士の資格取得が必要となります。

資格はドローンに関する法律や操縦技術を取得できるものになります。余程、機械が苦手でなければ難しくありません。

ドローン操縦技術としては商用資格を取得することで就職や業務としての活用に生かすことができます。

商用パイロット資格取得には「デイトラ」の「ドローンコース」がおすすめです。

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まとめ

業務カイゼンを行うことは、業務効率化だけでなく品質・安全・生産性向上に繋がります。

品質や安全性が低下するものはカイゼンではありません。

ただ無くせばいい、ただ減らせばいいというものではなく、本質を理解しあるべき姿に近づけることが重要です。

カイゼンは「品質」「安全性」「生産性」の三方よしが原則です。

カイゼンをする前には全て向上しているか振り返ることを心掛けましょう。

業務カイゼンを行うことでDX推進もムダなく効果的に進めることができます。

DX推進の方法について⇩ブログで紹介していますのであわせてご覧ください。